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少人数チーム向けフォルダ構成テンプレ

結論

2〜5人の少人数チームで共有ドライブが散らかる原因は、ほぼ「個人の好みでフォルダを増やす」ことです。個人用の深い階層をそのまま共有すると、誰も正本を更新しなくなります。命名ルールは 案件フォルダとファイル命名ルール を前提に、チーム全員が同じ浅い型だけ使う運用に寄せます。初回セットアップは10分程度です。

個人用との違い（共有前提）

個人では 作業中 検討 バックアップ を自由に切っても自分で追えます。共有では「誰がどこに置いたか」を全員が覚える必要が出るため、フォルダ数を抑げ、役割で名前を固定します。個人の作業コピーはローカルか自分専用の下位フォルダに置き、共有ルートには「チームが見る版」だけを残します。

テンプレ構成（コピー枠）

YYYY_案件名/
  00_admin/       … 見積もり、契約メモ、請求
  10_input/       … 先方支給素材、参考資料
  20_work/        … チーム作業中（共有版）
  30_share/       … 先方に出す草案・確認用
  40_delivery/    … 最終納品の控え
  _team/          … 社内メモ、議事、TODO（任意）

_team/ は社外に見せない内部用です。先方共有は必ず 30_share/ 経由にし、最終版は 40_delivery/ に日付付きで控えを残します。

運用ルール3つだけ

  1. 新規案件は必ずこの型で作る（例外を増やさない）
  2. 共有ルートに「最終」「新しいフォルダ」を置かない（版はファイル名の v01 等で管理）
  3. 週1回、使っていない空フォルダを削る（担当をローテーションで固定）

決め方の手順

  1. 命名ルール の日付・版番号の型をチームで1行メモにまとめる
  2. 上のテンプレを共有ドライブの「テンプレ」フォルダに置き、案件開始時にコピーする
  3. _team/ の中身（議事・TODO）を誰が更新するか決める
  4. 先方共有リンクは 30_share/ 配下のみに発行する
  5. 2週間運用し、触れていないフォルダ名を削る
  6. 権限は「編集できる人」と「閲覧のみ」を案件単位で分ける（一般論として、誤削除防止のため）

実例

採用LP案件を3人で進める場合。デザイナーは 20_work/ に作業ファイル、ディレクターは 30_share/ に確認用PDFを置き、先方へのリンクは 30_share/20260806_トップ_v02.pdf だけを共有します。納品後、40_delivery/ に同ファイルの控えと納品メールのコピーを残します。個人の試作は各自ローカルに置き、共有には「レビュー依頼が出た版」だけ上げます。

失敗例

メンバー全員が 20_work/ 直下に 最終 最終2 田中作業 を並べ、先方に誤って 20_work/ 全体をリンク共有したケースです。フォルダ名が人名や感情語になると、新メンバーが正本を判別できません。また、クライアント公開用と社内用を同じ階層に混ぜると、誤送付のリスクが一気に上がります。

FAQ

クライアント公開フォルダは別に作る？

社内の 30_share/ と、先方専用の共有リンク先は分けることを推奨します。中身は同じでも、リンクの範囲と権限を分けた方が誤操作を防げます。

権限管理はどう考える？（一般論）

案件フォルダ単位で「編集者」と「閲覧者」を分け、削除権限は限定的にします。全員フル権限にすると、誤削除の復旧コストが大きくなります。

リモートのみのチームでも同じ型でよい？

同じ型で問題ありません。チャットにファイルを直送する習慣がある場合も、正本は共有ドライブの型に寄せ、チャットは通知用にします。

メンバーが6人に増えたらどうする？

フォルダを増やすより、_team/ 内で担当別サブフォルダを足す程度に留めます。案件ルートの型は変えない方が移行が楽です。

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