納品 · 柱記事

請求・納品メールの書き分け

結論

納品メールの目的は「成果物を受け取ってもらうこと」、請求メールの目的は「支払い手続きに進んでもらうこと」です。1通に詰め込むと、どちらも後回しにされがちです。分けて送る習慣をつけると、経理担当への転送も楽になり、自分の催促も減ります。

いつ分けるか

基本は納品と請求を別メールにします。相手から同時指定がある場合のみ例外とし、そのときも件名と本文で「納品」「請求」のブロックを分けます。

送る順番の目安:

納品メール（成果物の場所・確認方法）
相手の受領確認または無連絡期間のあと
請求メール（請求書・支払期限）

同日に送る場合でも、件名を変えて2通に分けると、検索と転送がしやすくなります。

納品メールの型

入れる要素は4つです。

何を納品したか（案件名・版）
どこにあるか（リンク・添付・パス）
確認してほしいこと（1〜2点に絞る）
問い合わせ先

件名: 【納品】採用LPデザイン 最終データ

〇〇様

お世話になっております。△△です。
採用LPデザインの最終データを納品いたします。

【納品物】
・Figmaデータ（リンク）
・書き出し画像一式（添付）

【ご確認】
表示崩れ・リンク切れがないかご確認ください。
修正があれば〇月〇日までにご連絡をお願いします。

ご不明点があれば本メールへご返信ください。

請求メールの型

請求書のフォーマットや制度の解説はここでは扱いません。メールでは「何の請求か」「いつまでに」「どこへ」をはっきり書きます。

件名: 【ご請求】採用LPデザイン 制作費

〇〇様

お世話になっております。△△です。
先日納品の採用LPデザインについて、ご請求いたします。

【請求内容】採用LPデザイン制作費
【金額】〇〇円（税別）
【お支払期限】〇月〇日
【請求書】別添のPDFをご確認ください

お振込先は請求書に記載しております。
ご経理で不明点があればお知らせください。

金額の根拠や範囲は見積もり文の書き方と揃えておきます。進捗の途中報告は進捗連絡テンプレートの型を使い、請求メールと混ぜない方がよいです。

送る前のチェック手順

納品物が開ける状態か（権限・パスワード・添付サイズ）
宛先が納品用と請求用で同じか、経理別アドレスか確認
件名に案件名と「納品」「請求」が入っているか
請求金額が見積もりと一致しているか
納品メールと請求メールを別スレッドにしたか

詳しい項目は納品前チェックリストと納品チェックツールを併用してください。

失敗例

納品リンクと請求書を1通に入れ、確認も支払いも後回しになるパターンです。分け、請求は納品から1〜2営業日空けると催促が減ります。

FAQ

納品物と請求書は同じメールでよいか？

相手の指定がなければ分けます。同時がよいと言われた場合のみ、本文内で「納品」「請求」の見出しを分けてください。

件名に何を入れる？

【納品】または【ご請求】＋案件名が検索しやすい型です。日付や版数があると、再納品・再請求のときも区別できます。

再請求・催促は別テンプレが必要？

別メールにします。件名は【再送：ご請求】や【お支払期限のご確認】のように、初回と区別します。文面は短く、事実と期限だけを書きます。

チャット納品でもメールは送る？

記録用に納品メールを送るチームは多いです。請求は経理の都合でメールが無難です。